【事例あり！】フリーアドレスのメリット・デメリット導入方法を解説！
- 2021.11.10
- オフィスデザイン
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、私たちの生活や働き方は大きく変わりました。
どの企業も出社率の制限、テレワーク、Web会議など新しい働き方を取り入れ、試行錯誤する中で、環境の変化に柔軟に対応しながら働くという重要性をこのコロナ禍で実感している方も多いのではないでしょうか。
また、秋は人事異動や組織改善のタイミングの時期でもあります。急な組織変更で机が足りない！なんてことはありませんでしたか？
組織変更や人員増減にも柔軟に対応できれば、レイアウト変更やオフィス家具の追加など、無駄なコストをかけずに済みますよね。
そこで今回は、環境の変化に柔軟に対応しながら働く一つのアイディアとして、フリーアドレスという働き方についてお伝えしたいと思います。フリーアドレスを検討中の方、必見です。
そもそもフリーアドレスって何？
フリーアドレスとは、固定席を決めず空いている席を自分で選んで座るというワークスタイルのことを指します。
80年代から日本で研究と取組みが行われ、90年代に大手企業がフリーアドレスを導入したのをきっかけに徐々に浸透していきました。実は、日本生まれの働き方なんですね。
当初はコスト削減効果を目的に導入されていましたが、それだけでなく現在は別の効果を目的として再注目されています。次の章で詳しく説明していきます。
フリーアドレスのメリットとデメリット
フリーアドレスのメリット・デメリットについて紹介していきます。
＜フリーアドレスのメリット＞
●部署を跨いだコミュニケーションの促進
その日によって隣の人が違うので様々な人と会話する機会が生まれます。自然と部署を跨いだコミュニケーションを取れる環境は、今まで想定していなかったイノベーションを生むきっかけとなります。
●スペース効率の向上
そのときオフィスにいない社員のスペースを有効活用できます。さらには社員人数分の座席を用意する必要がなくなるので、オフィス面積のコストを削減することができます。
●組織変更・人数変更への柔軟な対応
組織変更での人数変更、プロジェクトの急な増員など、臨機応変に対応ができます。レイアウト変更工事や追加家具の購入などの無駄なコストをかける必要がありません。
●環境の変化に対応しやすい
ソーシャルディスタンスの確保が容易で感染症対策が期待されます。
＜フリーアドレスのデメリット＞
●管理の難しさ
誰がどこで働いているかの管理が視覚的に難しく、必要なチーム内でのコミュニケーションやマネジメント不足への不安を感じることがあります。
●孤独感を感じる
固定位置がない為に自分の空間がないという感覚がかえってストレスになったり、コミュニケーションを取ることが苦手な社員は孤独感を感じてしまう場合があります。
●集中の妨げ
周りで働くメンバーが日によって変わるので、周りの会話や電話の声が気になり集中力の妨げになってしまう可能性もあります。
デメリットはオフィスのレイアウトを工夫したり、ルールを設定することで解決することが可能です。
また、フリーアドレスが全ての企業に適しているというわけではありません。
決められたデスクで集中して作業する機会が多かったり、機密情報を多く扱ったりする場合は不向きと言えます。
フリーアドレスの向き不向き、メリット、デメリットについて正しく理解し導入を検討していきましょう。
フリーアドレスの成功のポイント！
フリーアドレスの導入を決めても、効果的に運用していけなければ意味がありません。 成功のポイントは運用ルールの浸透と環境の整備にあります。
●運用マニュアルの策定
オフィスの使い方や運用ルールのマニュアルを作成する必要があります。無理なく運用していくには、シンプルでわかりやすい仕組みづくりが求められます。
●サポートツールの整備
どこでも働けるツール環境を整えましょう。ツールが不十分だと、せっかくフリーアドレスを導入したところで、生産性が落ちてしまう恐れがあります。ノートパソコン、モバイルツール、書類のデジタル化、クラウド管理などいつでもどこでも働ける環境作りが重要です。
デクシィがおすすめするITサポートツールについての詳しい記事は【WEBサービス】業務レコード＆日報 kintoneカスタマイズをチェック！
●パーソナルロッカーの設置
フリーアドレスには、従来固定席にある個人用ワゴンがないため、パーソナルロッカーで管理するのが一般的です。個人で使うノートパソコンや、文房具、書類等を収納します。
フリーアドレス導入の流れ
実際にフリーアドレスを導入するにはどのような手順を踏んでいけば良いのでしょうか？
基本的な流れをご紹介します。
1.導入目的を明確に！
まず、何のためにフリーアドレスを導入するのか目的を明確にしておきましょう。目的が明確になっていれば社員からの共感を得られやすく、また運用ルールを作成しやすくなります。
2.レイアウト設計
導入する場所のレイアウト設計を実施します。実際にオフィスで仕事をする人数によって適切な数の机を配置しましょう。机以外にもパーソナルロッカーの設置、その他必要になる項目が出てきます。例えば、デメリット項目で挙げた『集中力の妨げ』の解決策として集中ブースを検討してみるのも良いでしょう。
3.運用マニュアルの策定
運用マニュアルは社員に参加してもらいながら作成するのが理想的です。一緒にオフィスを作り上げ得るプロセスは、運用のモチベーションも高まりオフィスに対する愛着も芽生えます。
4.社員説明会を実施
運用方法を社内に浸透させるため、社員説明会を実施しましょう。運用マニュアルのデータを公開し、いつでも社員がアクセスできるクラウド管理なら、転勤者や中途社員にもスムーズに周知することが可能です。
5.運用開始！
運用して終わりではなく、運用上の問題や課題を見つけ、検証することが最も重要です。社員へのヒアリングや満足度アンケートなどを定期的に実施していきましょう。
デクシィのフリーアドレス事例
オフィスデザイン相談、フリーアドレスオフィス家具の納入事例です。
フリーアドレスを採用し、ベンチ型テーブルを納品させていただきました。荷物は入り口付近のパーソナルロッカーに収納し、働く場所は自身で選ぶスタイルに。収納の場所を決めたことできちんと整理整頓され、机上面はスッキリ。爽やかな色合いも相まって気持ちよく働けそうです。
フリーアドレスの納入事例についての詳しい記事は【オフィスデザイン事例紹介】ヤマハ株式会社様 ゴルフHS事業推進部 R&Dセンターをチェック！
さいごに
今回は、フリーアドレスという働き方のメリット・デメリット、成功のポイント、実際の導入の流れをご紹介しました。いかがでしたでしょうか？
コロナ禍で今、オフィスの在り方は大きな変革期に入りました。アフターコロナでは環境の変化に柔軟に対応しながら働けることがオフィスに求められる重要な要素のひとつになるでしょう。今後のオフィス環境について悩まれている方、フリーアドレスという働き方を検討されてみてはいかがでしょうか？
デクシィでは、フリーアドレスのオフィス家具のご提案はもちろん、フリーアドレスの導入を考えているけど運用方法が不安…。うちの会社はどれくらいの席数を確保したら良いだろう？など導入に関するご相談も承っております。
オフィス相談は無料です。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
